De mik is azok a LOT számok?

Minden, amit az e-kereskedelmi készletkezelés egyik legfontosabb eleméről tudni kell - és nem okoz többé fejfájást, ha egy profi fulfillment céget választasz!

Az e-kereskedelem világában, ahol a csomagok másodpercek alatt indulnak útnak, és a vásárlói elvárások az egekben vannak, a háttérben zajló folyamatok pontossága mindent eldönthet. Van azonban egy fogalom, amivel a legtöbb webshop-tulajdonos találkozik, mégis sokan csak egy felesleges adminisztrációs teherként tekintenek rá, amíg baj nem történik.

Ez a fogalom a LOT szám, vagy magyarul a gyártási tétel azonosítója.

Ha Ön étrend-kiegészítőket, kozmetikumokat, élelmiszert vagy bármilyen lejárattal rendelkező terméket árul, a LOT számok ismerete és precíz kezelése nem csupán opció, hanem a túlélés záloga. Ebben a bejegyzésben mélyére ásunk ennek a témának, és megmutatjuk, miért alapkövetelmény a Whitefish Fulfillmentnél a professzionális tételkezelés.

Mi pontosan a LOT szám?

A LOT szám egy egyedi azonosító kód – amely állhat számokból, betűkből vagy ezek kombinációjából –, amelyet egy adott időben, azonos körülmények között gyártott termékcsoporthoz rendelnek hozzá.

Gondoljunk rá úgy, mint a termék „születési anyakönyvi kivonatára”. Míg az SKU (Stock Keeping Unit) azt mondja meg, hogy milyen termékről van szó (pl. „Levendulás szappan 100g”), a LOT szám azt mutatja meg, hogy az adott darab melyik főzettel készült el a gyárban.

LOT szám vs. Sorozatszám: Mi a különbség?

Gyakori hiba a kettő összekeverése:

Sorozatszám (Serial Number): Minden egyes darab egyedi. Nincs két iPhone, aminek ugyanaz lenne a sorozatszáma.

LOT szám (Batch Number): Egy egész csoportra vonatkozik. Ha egy gép délelőtt legyárt 5000 doboz vitamint, mind az 5000 doboznak ugyanaz lesz a LOT száma.

Miért életbevágóan fontos a LOT számok követése?

A logisztikában a „nyomonkövethetőség” a kulcsszó. Nézzük meg a legfontosabb érveket, amiért egy komoly webshop nem létezhet tételkövetés nélkül:

1. Termékvisszahívások kezelése (Recall)

Ez minden webshop-tulajdonos rémálma. Tegyük fel, hogy kiderül: az egyik beszállítója hibás alapanyagot használt egy bizonyos napon. Ha nem használ LOT számokat, kénytelen lenne az összes raktáron lévő termékét kivonni a forgalomból, sőt, minden korábbi vásárlót értesíteni.

A LOT számokkal azonban pontosan beazonosítható, hogy a hibás alapanyag csak a „L2405-A” jelzésű tételbe került bele. Így csak azt a néhány száz darabot kell zárolni, a többi üzlet mehet tovább zavartalanul.

2. Lejárati idők és a minőségmegőrzés

A LOT számok szinte mindig kéz a kézben járnak az EXP (Expiry Date), azaz a lejárati idővel. A fulfillment raktárunkban a LOT számok alapján tudjuk alkalmazni a FEFO (First Expired, First Out) elvet. Ez biztosítja, hogy a legkorábban lejáró termék kerüljön először a vásárlóhoz, minimalizálva a selejtképződést és a pénzügyi veszteséget.

3. Jogszabályi megfelelőség

Bizonyos iparágakban (pl. élelmiszeripar, gyógyszeripar, vegyipar) a hatóságok (mint a Nébih vagy az OGYÉI) kötelezővé teszik a tételek nyilvántartását. Hiánya nemcsak bírságot, hanem az üzlet ideiglenes bezárását is vonhatja maga után.

Hogyan működik a LOT szám kezelése a Whitefish Fulfillmentnél?
Nálunk a tételkezelés nem egy utólagos adminisztráció, hanem a munkafolyamat szerves része, már az áru beérkezésétől kezdve.

Bevételezés precízen

Amikor az áru megérkezik hozzánk, kollégáink nemcsak a darabszámot ellenőrzik. Rögzítjük a rendszerben:

A termék SKU kódját.
Az adott tétel LOT számát.
A hozzá tartozó lejárati időt.

Ez az adat bekerül a raktárkezelő szoftverünkbe (WMS), így Ön bármikor, valós időben látja a webshopja háttérrendszerében, hogy melyik tételből mennyi van készleten.

Tárolás elkülönítve

Soha nem keverjük össze a különböző tételeket. Bár ugyanarról a termékről van szó, a különböző LOT számú áruk külön lokációra kerülhetnek, hogy a komissiózás (összekészítés) során véletlenül se történhessen tévedés.

Pick & Pack: A FEFO elv élesben

Amikor befut egy rendelés, a rendszerünk automatikusan azt a polchelyet jelöli ki a kollégánknak, ahol a leghamarabb lejáró (vagy a legrégebben beérkezett) tétel található. A csomagolás során a rendszer kéri a LOT szám beolvasását, így 100%-os biztonsággal tudjuk, hogy melyik vásárló melyik gyártási tételt kapta meg.

Milyen előnyöket jelent ez az Ön webshopjának?

Bizalom és márkavédelem

Ha egy vásárló reklamál egy termék minősége miatt, Ön azonnal meg tudja nézni, melyik tételből kapott. Ha több panasz érkezik ugyanarra a számra, proaktívan léphet, mielőtt a probléma eszkalálódna a közösségi médiában.

Hatékonyabb készletgazdálkodás

A LOT számok segítségével pontosan látja, mely termékei „öregszenek meg” a raktárban. Ez segít a marketing kampányok tervezésében: ha látja, hogy egy tétel 3 hónap múlva lejár, indíthat rá egy villámakciót, hogy ne kelljen kidobnia az árut.

Pénzügyi átláthatóság

A pontos tételkezelés segít a leltározásnál és a beszerzési árak követésénél is. Ha a beszállítója árat emelt, a LOT számok alapján pontosan tudni fogja, melyik készletet vette még a régi, és melyiket már az új áron.

Gyakori kérdések a LOT számokról

„Minden terméknek kell, hogy legyen LOT száma?”
Nem kötelező mindenhol (például egy telefontoknál ritka), de erősen ajánlott minden olyan terméknél, ahol a gyártási körülmények változhatnak, vagy ahol a biztonság kiemelt szempont.

„Mi van, ha a gyártóm nem tesz LOT számot a termékre?”
Ebben az esetben mi, mint fulfillment partner, tudunk segíteni. A bevételezéskor saját belső tételazonosítóval láthatjuk el a termékeket, így a nyomonkövethetőség házon belül megmarad.

„Bonyolítja ez a számlázást?”
A modern rendszereknek köszönhetően nem. A Whitefish rendszere képes átadni ezeket az adatokat a számlázó szoftvereknek, így a vásárló számláján is szerepelhet a LOT szám, ami tovább növeli a professzionalizmus látszatát.

A profizmus a részletekben rejlik

A LOT számok kezelése elsőre talán bonyolultnak tűnik, de valójában ez a modern e-kereskedelem egyik alapköve. Megvédi a vállalkozását a váratlan veszteségektől, biztosítja a jogi megfelelést, és ami a legfontosabb: biztonságot nyújt a vásárlóinak.

A Whitefish Fulfillmentnél mi levesszük ezt a terhet a válláról. Fejlett raktárkezelő szoftverünk és precíz folyamataink garantálják, hogy termékei a legnagyobb biztonságban legyenek, és minden egyes tétel útja nyomon követhető legyen a polctól a vásárló ajtajáig.

Önnek van olyan terméke, ami tételkövetést igényel? Ne kockáztasson egy esetleges visszahívással vagy lejárt készlettel! Vegye fel velünk a kapcsolatot, és nézzük meg, hogyan tehetjük logisztikáját golyóállóvá a profi LOT szám kezeléssel!

#fulfillment #tárolás #étrendkiegészítők